6 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Lernen Sie, wie Sie sich Zeit für den Duft der Rosen nehmen können.

Geschrieben von John Casey Medizinisch geprüft von Louise Chang,?MD Aus dem Arztarchiv

Die einfache, unangenehme Wahrheit ist, dass wir wahrscheinlich mehr zu tun haben als je zuvor. Ungeachtet der Tatsache, dass es kaum wissenschaftliche Belege für diese Annahme gibt, ist die anekdotische Evidenz überwältigend.

"Man kann es überall um uns herum sehen", sagt Jana Jasper, eine in New York ansässige Produktivitätsexpertin und Autorin von Take Back Your Time. "Die Leute reden zu schnell. Wir sind immer in Eile. Wir fangen Dinge an und bringen sie nicht zu Ende und werden ständig von dem Gedanken geplagt, dass wir etwas vergessen haben, aber wir sind uns nicht sicher, was es ist."

Dass Menschen, die von arbeits- und zeitsparenden Geräten - vom Roboterstaubsauger über die Mikrowelle bis hin zum Computer - überschwemmt werden, sich so oft belästigt fühlen, scheint kontraintuitiv. Aber was die Technik gibt, nimmt sie auch wieder weg.

"In dem Maße, wie die Zahl der zeitsparenden Geräte und Produkte, die uns das Leben erleichtern sollen, gestiegen ist, haben wir Wege gefunden, die Zeit zu füllen", sagt Tracy Lyn Moland, Beraterin für Zeitmanagement und Autorin von Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. Und ein chronischer Zeitmangel führt zu Stress.

Aber die Zeitmanagement-Experten, mit denen wir gesprochen haben, sagen alle, dass es möglich ist, Stress zu reduzieren. Stellen Sie sich vor, Sie fügen Ihrem Tag durch Zeitmanagementtechniken eine zusätzliche Stunde hinzu.

Etwas so Einfaches wie "zu wissen, wo die Schlüssel am Morgen sind, zu wissen, wo das Büchereibuch oder die Hausaufgaben des Kindes sind, kann eine Menge Stress reduzieren", sagt Moland. Sie hat eine Reihe von Tipps zum Zeitmanagement.

Führen Sie ein Zeittagebuch

Nehmen Sie sich eine Woche Zeit und schreiben Sie auf, was Sie jeden Tag tun. Seien Sie ehrlich. Wenn du jede Woche 25 Stunden fernsiehst, schreibe es auf.

"Für die meisten Menschen ist das ein schmerzhaftes Erwachen", sagt Jana Jasper. "Man muss alles mit einbeziehen: Fitnessstudio, Essen, Autofahren, wöchentliche Treffen, alles Mögliche. Es kann erschütternd sein zu sehen, wie wenig unstrukturierte Zeit wir uns gönnen. Aber es ist schwierig, intelligente Entscheidungen darüber zu treffen, wie man seine Zeit effektiver nutzen kann, wenn man nicht weiß, was man jetzt mit seiner Zeit macht."

Lernen Sie, "Nein" zu sagen

Schalten Sie Ihr Mobiltelefon und Ihren Piepser aus. Wenn Sie jemand bittet, etwas zu tun, wofür Sie wirklich keine Zeit haben, sagen Sie es höflich, aber bestimmt. Und erlauben Sie es sich nicht, sich schuldig zu fühlen.

"Ein Grund dafür, dass wir uns ständig so beschäftigt fühlen, ist, dass wir schlechter darin sind, uns persönliche Grenzen zu setzen, wenn es darum geht, was wir ablehnen", sagt Jana Kemp, Gründerin und Präsidentin von Meeting & Management Essentials, einer Beratungsfirma für Zeitmanagement in Boise, Idaho.

Ein Teil der Ablehnung von Dingen ist die Konzentration auf Ihre Ziele, erklärt Kemp. Ihr Terminkalender kann Ihnen dabei helfen. Sobald Sie Zeit für wichtige, aber oft nicht geplante Aktivitäten geblockt haben, tragen Sie sich nur noch für die Dinge ein, die Ihnen wichtig sind: Familie, Freunde und Gesundheit. Wenn Sie genau wissen, wofür Sie Zeit haben, fällt es Ihnen leichter, Dinge abzulehnen, die nicht zu Ihren Prioritäten passen.

Zeitbasiert, Aufgabenliste

"Erstellen Sie eine To-Do-Liste, in der Sie angeben, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt auf der Liste aufwenden werden", sagt Moland. Listen sind immer hilfreich, aber wenn man hinzufügt, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen soll, hilft das, Prioritäten zu setzen, wie man die Aufgaben angeht. Wenn Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen, konzentrieren Sie sich natürlich auf die Aufgaben, die Sie sofort erledigen können.

Lassen Sie sich von Ihrem Computer helfen

Die Technologie hat Sie erst in die Zeitnot gebracht, also nutzen Sie sie auch, um sich aus der Zeitnot zu befreien. Probieren Sie einige der vielen Softwareprogramme für die persönliche Terminplanung aus, mit denen Sie einen Kalender, Aufgabenlisten, Telefon- und Adressbücher auf Ihrem Computer führen können.

"Es reicht nicht mehr aus, effizient zu sein", sagt Jasper. "Das Ziel ist es, die Technologie zu nutzen, um das ganze Papier in Ihrem Leben loszuwerden. Ich kann nicht genug betonen, wie wichtig das ist."

Ein Großteil der Organisation, so die Experten, beruht auf der Straffung des eigenen Lebens. Je mehr Unordnung Sie in Ihrem Leben haben - Telefonnummern auf Zetteln, Visitenkarten in Notizbüchern, ein mit Kalendern und Listen vollgestopfter Schreibtisch - desto eher verschwenden Sie Zeit mit dem Versuch, organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten,

Multitasking

Gibt es heute ein überstrapazierteres Schlagwort? Wir alle kombinieren ständig mehrere Tätigkeiten in einer. Manches Multitasking ist gefährlich. Wenn Sie während des Autofahrens telefonieren, steigt Ihr Risiko, in einen Verkehrsunfall verwickelt zu werden, drastisch an. Dennoch lassen sich viele Tätigkeiten effektiv und sicher kombinieren. Hören Sie während des Pendelns Bücher auf Kassette. Wenn Sie fernsehen, bezahlen Sie Ihre Rechnungen.

"Frauen sind besser in der Lage, Multitasking zu betreiben als Männer", sagt Moland. "Selbst wenn beide Partner Vollzeit arbeiten, ist die Frau in der Regel in der Lage, sich um den Tagesablauf der Kinder, den Haushalt und die Mahlzeiten zu kümmern. Männer sind besser in der Lage, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren - und davon können Frauen manchmal lernen."

Seien Sie kein Perfektionist

Es ist nichts falsch daran, gewöhnlich zu sein. Perfektionismus, auch bekannt als übermäßige Aufmerksamkeit für jedes Detail, ob wichtig oder unwichtig, ist eine Art von Prokrastination.

"Setzen Sie sich vernünftige Ziele", sagt Jasper. "Es ist gut, wenn man sich bemüht, sein Bestes zu geben. Aber es ist kontraproduktiv, der Allerbeste sein zu wollen."

Wenn man unerreichbare Erwartungen an sich selbst stellt, bedeutet das nur zusätzlichen Stress für das eigene Leben, erklärt Kemp.

Belohnen Sie sich selbst

Schließlich sollten Sie jeden noch so kleinen Fortschritt nicht unbelohnt lassen.

"Nutzen Sie Ihr Zeittagebuch, um Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Zeit besser organisieren wollen", sagt Jasper. "Wenn Sie bei der Prioritätensetzung und beim Nein-Sagen Fortschritte machen, sollten Sie sich daran erfreuen. Es muss keine große Belohnung sein, vielleicht reicht es schon, wenn Sie etwas Zeit mit sich selbst verbringen oder sich eine Massage gönnen. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Erfolg anerkennen und genießen.