Bin ich produktiver, wenn ich Multitasking betreibe?
Aus den Archiven des Arztes
Von Cody Lyon
Die Telefone klingeln ununterbrochen, Ihr Schreibtisch sieht aus wie ein Brandherd und Ihr Computerbildschirm hat Ihnen gerade mitgeteilt, dass Sie neue Post erhalten haben. Plötzlich kommt Ihr Chef und fragt Sie nach dem Excel-Dokument, das Sie für ihn erstellen sollten. Plötzlich packt Sie die Angst, denn Sie erinnern sich an die Frage, die Ihnen die nette Person aus der Personalabteilung gestellt hat, bevor Sie den neuen Job bekamen: Wie gut sind Ihre Multitasking-Fähigkeiten?
Das Gerücht: Menschen, die multitaskingfähig sind, sind produktiver
Die Fakten sind, wie sie sind: In vielen Unternehmen gibt es heute kleinere Belegschaften, die länger arbeiten und immer mehr Aufgaben erledigen. Von den meisten Arbeitnehmern wird erwartet, dass sie mit mehreren Projekten gleichzeitig jonglieren, wobei im Laufe des Tages neue - und oft unerwartete - Aufträge auf sie zukommen. Das nennt man Multitasking, und es ist heute in fast jeder Arbeitsumgebung anzutreffen. Aber ist das menschliche Gehirn wirklich in der Lage, sich auf mehrere Projekte gleichzeitig zu konzentrieren? Oder wären wir produktiver, wenn wir uns auf jede Aufgabe einzeln konzentrieren würden?
Das Fazit: Manche Menschen sind produktiver, wenn sie sich auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren
Ich glaube fest daran, dass Multitasking ein Mythos ist, sagt Karriere- und Lebensberaterin Stacy S. Kim, Gründerin von Life Junctions LLC. Sie stimmt zu, dass wir alle ständig mit Dingen bombardiert werden, die um unsere Aufmerksamkeit wetteifern - dass Unterbrechungen eine Tatsache des Lebens sind und dass es immer wieder Ablenkungen geben wird, so dass es natürlich schwieriger wird, sich auf eine Sache gleichzeitig zu konzentrieren. Laut Kim zeigen Untersuchungen jedoch, dass unser Gehirn nicht in der Lage ist, sich wirklich auf zwei Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Stattdessen verlagert es seinen Fokus so schnell, dass es den Eindruck erweckt, wir würden an zwei Dingen gleichzeitig arbeiten. Aber wissen Sie was? Das tun wir nicht. Es kann sein, dass Sie mit jemandem telefonieren und dann einen Blick auf Ihren Computerbildschirm werfen, um Ihre E-Mails zu überprüfen, sagt Kim. Während des Gesprächs und des anschließenden Blicks auf den Bildschirm schaltet das Gehirn in rasantem Tempo hin und her.
Kim zufolge ist es vielleicht effizienter, sich einen Hut für das Zeitmanagement aufzusetzen, als Multitasking zu betreiben. Ihr Vorschlag? Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Projekt, aber verwenden Sie ein cleveres kleines Gerät namens Timer. Stellen Sie ihn auf 20 Minuten und fragen Sie sich: "Was ist das Richtige für mich, das ich jetzt tun sollte, nicht was ich tun sollte, sondern was das Richtige ist? Egal, ob es sich dabei um die Planung einer Präsentation oder das Versenden mehrerer E-Mails handelt, treffen Sie eine bewusste Entscheidung darüber, wie Sie diese Minuten verbringen werden, und stellen Sie dann den Timer ein. Wenn er klingelt, fragen Sie sich: Habe ich meine Aufgabe erledigt oder wurde ich abgelenkt? Mit der Zeit lernen Sie mit dieser Technik, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, und Sie schaffen nicht nur mehr in der gleichen Zeit, sondern das Endprodukt ist auch von höherer Qualität.
Roy Cohen, Karrieretrainer in New York City und Autor des Buches The Wall Street Professional's Survival Guide, sagt, dass er täglich mit Kunden zusammenarbeitet, die sich aggressiven Fristen, mehreren Prioritäten und - wie er es nennt - unangemessenen Erwartungen gegenübersehen, und dass diese Art von Anforderungen die Natur des heutigen Arbeitsmarktes sind. Da es immer weniger Mitarbeiter gibt, die die Arbeit erledigen können, so Cohen, wird von vielen von uns ein Leistungsniveau erwartet, das auf Dauer nicht zu halten ist.
Was soll ein Arbeitnehmer also tun, insbesondere in einer Wirtschaft, in der die Arbeitslosigkeit an die Türen von Millionen amerikanischer Arbeitnehmer klopft? Laut Cohen können Sie Ihre Projekte nach Prioritäten ordnen - aber stellen Sie sicher, dass Sie diejenigen nicht vernachlässigen, die Sie lieber nicht machen würden, da dies höchstwahrscheinlich genau die Projekte sind, die für wichtige Interessengruppen wichtig sein könnten. Sein Rat? Multitasking durch Multilinearität: Jedes Projekt hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende, sagt er. Sie müssen herausfinden, wie Sie neue Projekte beginnen und gleichzeitig andere verwalten und abschließen können.
Um dies zu erreichen, schlägt Cohen vor, eine Tabelle zu erstellen, in der der Status der einzelnen Projekte festgehalten wird. Auf diese Weise, sagt er, können Sie sehen, was jetzt geschehen muss und was Sie aufschieben können. Es ist ein fortlaufendes, zuverlässiges System in Echtzeit. Das Ziel? Jedes Projekt voranzutreiben, bis Sie einen Punkt erreichen, an dem Sie es für eine Weile beiseite legen können - dann beginnen Sie ein neues Projekt.
Einige Experten vertreten einen etwas härteren Ansatz; sie sagen, dass Multitasking sehr wohl möglich ist und dass es eigentlich nur darauf ankommt, wie man seine Energie einsetzt. Mental-Toughness-Trainer Steve Siebold, Autor von 177 Mental Toughness Secrets of the World Class, sagt, dass es sicher einige Leute gibt, die behaupten, sich nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren zu können. Aber das ist für ihn nichts weiter als eine Ausrede.
Würden Sie Barack Obama sagen, dass er sich nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren kann? fragt Siebold. Nichts würde jemals erledigt werden. Das Geheimnis des Multitasking, sagt er, besteht darin, zu bestimmen, wie viel geistige Energie man für jede Aufgabe aufwenden muss.
Nehmen wir an, wir alle haben hundert Einheiten mentaler Energie, die wir jederzeit für Aufgaben einsetzen können, sagt er. Um sich die Schuhe zu binden, braucht man vielleicht nur eine Einheit, während man zum Autofahren vielleicht dreißig Einheiten benötigt. Eine Partie Wettkampfschach zu spielen oder ein schwieriges Problem zu lösen, kann alle einhundert Einheiten erfordern. Je wichtiger die Aufgabe ist, desto mehr Einheiten mentaler Energie sollten darauf verwendet werden, sagt er - etwas, das Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie das nächste Mal mit vielen Aufgaben gleichzeitig konfrontiert sind.
